Contrôle Urssaf : digitalisation des procédures, utilisation des données groupe, nouvelles protections et garanties pour les cotisants
Publié le :
12/05/2023
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Le décret du 12 avril 2023 apporte de nouvelles protections et garanties pour les cotisants lors des contrôles effectués par l'Urssaf en France. Ces mesures visent à digitaliser les procédures, étendre les pouvoirs des agents de contrôle notamment en autorisant l’utilisation de données collectées au sein d’autres sociétés d’un même groupe, tout en renforçant les droits des entreprises ainsi que des travailleurs indépendants contrôlés, et en améliorerant la transparence ainsi que l'équité des procédures de contrôle.
Digitalisation de la procédure de contrôle
Afin de réduire les interventions des agents de contrôle sur les ordinateurs des personnes soumises à une inspection, une nouvelle procédure a été mise en place. Désormais, lorsque les documents et les données nécessaires aux agents sont stockés sous forme numérique, le contrôle peut être effectué sur l'ordinateur professionnel de l'agent de contrôle. Dans ce cas, le cotisant doit fournir des copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires au contrôle.
Cependant, le cotisant peut s'opposer à cette méthode dans un délai de 15 jours après avoir été informé par l'agent. Si le cotisant refuse, il doit :
- effectuer lui-même les opérations nécessaires et fournir les résultats au format et dans les délais spécifiés par l'agent
- autoriser l'agent de l'URSSAF à effectuer le contrôle sur son ordinateur.
Utilisation des données collectées au sein du groupe
Les agents de contrôle peuvent dorénavant utiliser les documents et informations obtenus auprès d'autres membres du même groupe que la personne morale faisant l'objet du contrôle URSSAF. La notion de groupe est appréciée conformément à la définition donnée par le Code de commerce.
Si l'agent utilise de tels documents ou informations, il doit préciser dans la lettre d'observations les détails concernant leur nature, leur contenu et les éléments d'information qui les fondent, ainsi que la référence au contrôle et l'identité de la ou des personnes du même groupe à partir desquelles ces documents ou informations ont été obtenus. De plus, le cotisant contrôlé a le droit de demander une copie de ces documents, ce qui prolonge la période contradictoire jusqu'à la date de réception de la copie, sauf si cette date est antérieure à celle de la réponse de l'agent de contrôle.
Allongement du délai de prévenance
Depuis le 1er mai 2023, le délai de prévenance pour les contrôles fiscaux sera rallongé. Cela signifie que le cotisant devra être informé au moins 30 jours avant la venue d'un agent de contrôle (au lieu de 15 jours auparavant).
Obligation pour l’Urssaf de proposer un entretien à l’issue du contrôle
Depuis le 1er mai 2023, l'Urssaf devra obligatoirement proposer un entretien à la personne contrôlée avant l'envoi de la lettre d'observations, afin de présenter les constats qui pourraient faire l'objet d'une observation ou d'un redressement. Toutefois, cette disposition ne s'applique pas si le contrôle vise à rechercher une infraction de travail dissimulé ou en cas d'obstacle à contrôle.
Date de début et durée maximale du contrôle URSSAF
Le Code de la sécurité sociale prévoit désormais une durée maximale de 3 mois pour les contrôles des entreprises de moins de 20 salariés, entre la date effective du début du contrôle et l'envoi de la lettre d'observations.
Cette durée maximale est désormais réglementée et débute :
- soit à la date de la première visite de l'agent de contrôle,
- soit à la date de début des opérations de contrôle, précisée dans l'avis de contrôle envoyé au cotisant.
Majoration en cas d’erreur réitérée
Si un cotisant répète une pratique qui avait déjà fait l'objet d'une observation ou d'un redressement lors d'un contrôle précédent, il risque désormais une majoration de 10% du redressement, que les observations précédentes aient donné lieu à un redressement ou non.
Cette majoration s'applique aux répétitions survenues après la mise en demeure ou la réception de la lettre d'observations. Elle est appliquée si les observations de l'Urssaf ont été notifiées moins de 6 ans avant la date de notification des nouvelles observations signalant la violation des mêmes obligations. Le délai de 6 ans commence à partir de la date de la mise en demeure ou de la réception de la lettre d'observations.
Réduction du délai maximal de remboursement
Depuis le 1er mai 2023, en cas de restitution de cotisations à un cotisant à l'issue d'un contrôle, le délai maximum pour le remboursement sera raccourci à un mois après la notification du solde créditeur, au lieu des quatre mois précédemment en vigueur.
Prévention et formation : préparez sereinement votre contrôle Urssaf
Il est important pour les cotisants de prendre des mesures de prévention afin de minimiser les risques de redressement par l'Urssaf en cas de contrôle. Pour ce faire, ils peuvent se faire accompagner par notre cabinet pour analyser la conformité de leurs pratiques et bénéficier d'un conseil personnalisé, pour le suivi des évolutions législatives et jurisprudentielles en matière de cotisations sociales et la mise à jour leurs connaissances en matière de cotisations et contributions sociales, ainsi que pour la formation des responsables ressources humaines et des équipes paie.
En cas de contrôle Urssaf, nous vous accompagnons dès le départ et tout particulièrement pour vérifier le respect des règles procédurales par l’Urssaf, définir la stratégie à adopter, élaborer la réponse à la lettre d’observations, négocier avec l’Urssaf, procéder à la saisine de la Commission de recours amiable et si nécessaire à la saisine du Tribunal Judiciaire ….
Pour tout accompagnement en cas de contrôle Urssaf et plus généralement en droit de la sécurité sociale et de la protection sociale complémentaire, notre expertise est là pour votre entreprise pour vous apporter l’assistance juridique dont vous avez besoin.
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